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Covid-19 - Paiement des loyers commerciaux - Commission de conciliation des baux commerciaux

 

La Commission départementale de conciliation des baux commerciaux a pour objectif de favoriser la concertation entre bailleurs et locataires en cas de désaccord sur la fixation du montant du loyer lors du renouvellement du bail ou lors de sa révision.

Elle peut également être saisie pour des litiges portant sur les charges et travaux.

Son but est d’éviter un recours systématique au juge compétent pour régler ces différends.

A titre dérogatoire, durant la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, la Commission est également compétente pour traiter des litiges portant sur les défauts de paiement des loyers et les demandes de délais ou de suspension de paiement des loyers.

I) - Composition

La Commission départementale de conciliation est composée de bailleurs (deux titulaires, deux suppléants) et de locataires (deux titulaires, deux suppléants), d’une part, et de personnes qualifiées, d’autre part (un titulaire et un suppléant).

La préfète nomme les membres titulaires et suppléants pour une durée de 3 ans renouvelable, après consultation des organismes représentatifs des bailleurs et locataires.
Sa présidence est assurée par l’une des personnes qualifiées désignée par la préfète.

Dans la Loire, son secrétariat est assuré par la Direction départementale de la protection des populations.

II) - Saisine

La Commission peut être saisie à tout moment par l’une ou l’autre des parties à compter de la notification, soit du congé avec offre de renouvellement du bail délivré par le bailleur, soit de la demande en renouvellement du bail faite par le locataire.

La saisine de la Commission s’effectue par lettre recommandée avec demande d’avis de réception adressée à son secrétariat.

A titre dérogatoire, durant la crise sanitaire liée à l’épidémie de Covid-19, un envoi par courriel est également possible sous réserve que les fichiers adressés soient sous format compressé et d’une taille compatible avec la capacité de la messagerie (max 3 Mo).

La partie qui saisit la Commission de conciliation doit joindre toutes les pièces utiles (bail échu, congé d’offre de renouvellement ou la demande de renouvellement, mémoire résumant les faits et comportant les principaux courriers échangés…). Seule une saisine correcte et complète fait courir le délai de trois mois imparti à la Commission pour émettre son avis.

Pièces à fournir s’agissant des litiges portant sur les défauts de paiement des loyers et aux demandes de délais ou de suspension de paiement des loyers en raison de la crise sanitaire en cours :

-  copie du bail,
-  présentation de l’affaire et de l’attente des parties,
-  lettre de réclamation adressée par le demandeur à la partie adverse sur l’objet du différend,
-  échanges de courriers ou tout autre élément relatif au litige,
-  cinq dernières quittances de loyer,
-  état du chiffre d’affaires mois par mois sur les douze derniers mois,
-  bilan des comptes sur l’année n-1 ou tout autre document pouvant en tenir lieu.

III) - Tenue des séances

Le secrétariat de la Commission convoque les parties, par lettre recommandée avec avis de réception, à la séance au cours de laquelle l’affaire sera examinée, et ce au minimum quinze jours avant la date retenue.

Les séances de la Commission ne sont pas publiques. Les membres sont tenus au secret des délibérations.

Les parties doivent, en principe, se présenter en personne à la séance pour y être entendues.
Toutefois, en cas de motif légitime d’empêchement, elles peuvent se faire représenter par une personne mandatée, expressément par écrit.

Elles peuvent se faire assister d’une personne de leur choix, à l’exception des membres de la Commission de conciliation.

La Commission émet son avis même si les parties, dûment convoquées, ne sont ni présentes, ni représentées.

En cas de conciliation, un acte en constatant les termes est signé en séance par les parties et contresigné par le Président de la Commission.

A défaut de conciliation, la Commission émet un avis qui fait apparaître les points essentiels du désaccord des parties et la proposition motivée de la Commission concernant la variation du loyer et qui doit être joint à la demande en justice en cas de saisine du Tribunal.

Contact :

Secrétariat de la Commission de conciliation des baux commerciaux :
DDPP de la Loire
Standard : 04 77 43 44 44
Télécopie : 04 77 43 53 02
Site internet : www.loire.gouv.fr
Adresse postale : Immeuble « Le Continental » - 10 rue Claudius Buard CS 40272 - 42014 Saint-Etienne Cedex 2
Accueil téléphonique du lundi au vendredi de 9 h à 12 h et de 13 h 30 à 16 h 30
Accueil physique du lundi au vendredi de 9 h à 12 h